adista optimise ses réponses aux appels d'offres grâce à la plateforme documentaire IA de cobl
Comment adista a harmonisé ses processus de prévente au sein de quatre équipes et automatisé la création de documents de 200 pages en moins de cinq minutes
35 utilisateurs répartis dans 4 services utilisent désormais le même processus de travail
35 utilisateurs répartis dans 4 services utilisent désormais le même processus de travail
Un document de 150 à 200 pages généré en moins de 5 minutes
Un document de 150 à 200 pages généré en moins de 5 minutes
Environ 90 % du contenu est prêt à l'emploi
Environ 90 % du contenu est prêt à l'emploi
L'histoire d'Adista
En savoir plus sur adista
adista, premier opérateur de télécommunications alternatif en France et expert en services cyber et cloud B2B, gère chaque jour un volume important de documentation technique, allant des propositions commerciales et des réponses aux appels d'offres aux présentations PowerPoint et aux rapports techniques.
Au sein de l'équipe avant-vente, le projet mené par Frédéric L’Excellent, responsable régional de l'avant-vente, et Laurie Joly, rédactrice technique, posait un défi clair : comment créer, mettre à jour et harmoniser des centaines de documents techniques impliquant plusieurs équipes, sans compromettre la précision ni perdre de temps.
Au cours de l'année écoulée, adista s'est associée à cobl (anciennement Thinkeo) pour automatiser et centraliser sa documentation avant-vente. Résultat : des délais d'exécution plus courts, un message cohérent et une collaboration renforcée entre quatre équipes spécialisées.
Trop de documents, trop de temps passé
Découvrez le défi
En tant qu'opérateur informatique en pleine expansion, spécialisé dans le cloud, la connectivité, les communications et la cybersécurité, l'équipe avant-vente d'adista traite un flux constant d'appels d'offres et de documents techniques, qui nécessitent tous une personnalisation et une coordination précises.
« Notre principal défi consistait à trouver un outil capable de suivre le rythme de la production de contenu », explique Laurie. « Nous avions besoin d’un outil qui nous aide à créer du contenu efficacement, mais aussi à harmoniser et à coordonner nos messages entre les différentes équipes. »
Auparavant, chaque équipe utilisait ses propres processus et modèles, ce qui entraînait des redoublements de travail, un formatage incohérent et des difficultés de maintenance.
« Tenir les documents à jour était un véritable casse-tête », ajoute Frédéric. « Notre ancien outil était difficile à gérer et lent à s'adapter. »
La partie la plus chronophage ? Les réponses techniques aux appels d'offres, qui ont nécessité de recueillir les contributions de plusieurs services, de les mettre en forme correctement et de veiller à la cohérence du ton et de la structure.
Choisir Cobl pour sa flexibilité sans code
adista avait déjà travaillé avec l'équipe de cobl (alors Thinkeo) sur des projets antérieurs, mais a décidé de renouer cette collaboration lorsque le produit a évolué.
Nous sommes désormais capables de générer un document de 150 à 200 pages en moins de 5 minutes. Il est précis à environ 90 % et prêt à l'emploi.
Frédéric L'Excellent
Responsable Pre-Sales régional
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Automatisation des propositions techniques et des appels d'offres
5 à 10 jours par document
5 à 10 jours par document
5 à 10 jours par document
5 à 10 jours par document
La plateforme « no-code » de cobl a permis à l'équipe avant-vente d'adista de créer ses propres applications pour répondre aux appels d'offres et rédiger des notes techniques, ainsi que d'explorer de nouveaux cas d'utilisation, comme la génération automatisée de présentations PowerPoint.
« Nous comptons désormais 35 utilisateurs actifs répartis dans quatre domaines d’expertise », explique Frédéric. « Les sessions de formation ont permis de rassembler tout le monde pour repenser notre manière de répondre aux appels d’offres et de s’accorder sur une structure commune. »
En harmonisant les bonnes pratiques et les modèles entre les équipes, cobl a contribué à uniformiser l'approche avant-vente d'adista, en harmonisant le message tout en préservant la flexibilité pour chaque domaine.
Collaboration, cohérence et rapidité
35 utilisateurs répartis dans 4 services
Une meilleure cohérence
Un document complet de 150 à 200 pages généré en moins de 5 minutes
Environ 90 % du contenu est prêt à l'emploi
La collaboration entre cobl et adista a donné lieu à des résultats tangibles :
« Nous pouvons désormais générer un document de 150 à 200 pages en moins de cinq minutes », explique Frédéric. « Il est précis à environ 90 % et prêt à l'emploi. Il ne reste plus qu'à peaufiner certains détails spécifiques au client, ce qui nécessite une intervention humaine. »
La plateforme n'a pas seulement permis d'accélérer la production, elle a également aidé l'équipe d'avant-vente à repenser sa manière de collaborer.
« Ce projet a véritablement renforcé la cohésion », note Laurie. « Il a permis de rassembler les équipes autour d’une approche commune de la rédaction et de la réponse. »
« Chaque fois que nous utilisons la plateforme, de nouvelles idées surgissent. Les possibilités sont innombrables, de l'analyse des appels d'offres à la création automatisée de budgets ou de rapports. Il ne s'agit pas seulement de rédiger ; il s'agit de libérer du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. »
Des tâches manuelles pénibles aux gains mesurables
Découvrez la différence avant et après la mise en place des agents IA de cobl.
Avant
Chaque équipe utilisait ses propres processus et modèles, ce qui entraînait des redoublements de travail et un formatage incohérent
Chaque équipe utilisait ses propres processus et modèles, ce qui entraînait des redoublements de travail et un formatage incohérent
Les réponses aux appels d'offres techniques prenaient beaucoup de temps et nécessitaient une intervention manuelle de la part de plusieurs services
Les réponses aux appels d'offres techniques prenaient beaucoup de temps et nécessitaient une intervention manuelle de la part de plusieurs services
La gestion et la mise à jour des documents étaient longues et difficiles
La gestion et la mise à jour des documents étaient longues et difficiles
Après
35 utilisateurs répartis dans 4 services suivent désormais le même processus et la même structure
35 utilisateurs répartis dans 4 services suivent désormais le même processus et la même structure
Un document complet de 150 à 200 pages est généré en moins de 5 minutes
Un document complet de 150 à 200 pages est généré en moins de 5 minutes
Environ 90 % du contenu est généré automatiquement et prêt à l'emploi
Environ 90 % du contenu est généré automatiquement et prêt à l'emploi
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