Free Pro améliore la qualité des documents grâce à la plateforme d'agents IA de cobl
Découvrez l'histoire
Un travail de grande qualité a permis d'enrichir une base de connaissances commune que les équipes peuvent désormais réutiliser.
Un travail de grande qualité a permis d'enrichir une base de connaissances commune que les équipes peuvent désormais réutiliser.
Grâce à un contenu structuré et centralisé, la création de documents est devenue plus rapide et moins fastidieuse.
Grâce à un contenu structuré et centralisé, la création de documents est devenue plus rapide et moins fastidieuse.
Le contenu a été centralisé et validé, et ne risquait plus d'être perdu.
Le contenu a été centralisé et validé, et ne risquait plus d'être perdu.
L'histoire de Free Pro
En savoir plus sur Free Pro
Free Pro, la branche B2B du groupe Iliad, fournit des services informatiques, de télécommunications, de cloud computing et de cybersécurité aux entreprises privées et aux institutions publiques. Des activités de prévente aux engagements contractuels en passant par les opérations courantes, la documentation joue un rôle essentiel dans chaque relation client.
Réponses aux appels d'offres, propositions commerciales, documents contractuels, questionnaires de sécurité, rapports de suivi des prestations : autant de documents qui doivent être précis, cohérents et adaptés aux attentes de chaque client.
Afin de moderniser ce processus, Free Pro s'est associé à cobl (anciennement Thinkeo) pour améliorer la qualité, la cohérence et la réutilisation de sa documentation, tout en offrant aux équipes un moyen plus structuré et mieux maîtrisé de gérer les connaissances en interne.
Cette initiative est menée par Albéric Mulliez, directeur des solutions et des services, qui a vu dans cobl l'occasion d'apporter structure, traçabilité et intelligence aux processus de documentation de Free Pro.
Répétition des tâches administratives entre les phases d'avant-vente, la gestion des contrats et les opérations
Découvrez le défi
Dans le cadre de leur travail quotidien, les équipes de Free Pro produisent un grand nombre de documents à différentes étapes du cycle de vie du client.
« Nous avons besoin de documents pour chaque échange avec un client », explique Albéric. « En phase de prévente, pour les propositions commerciales et les présentations de l'entreprise. Lors de la souscription, pour les contrats et les accords de niveau de service. Et en phase d'exploitation, pour les rapports sur la qualité de service et le suivi opérationnel. »
Cette documentation doit être précise, personnalisée et adaptée aux besoins spécifiques de chaque client.
Cependant, les propositions commerciales et les réponses aux appels d'offres manquaient souvent de personnalisation. Non pas par manque de compétences, mais en raison de la répétitivité des tâches, de la dispersion des sources d'information et des contraintes de temps.
« Nos propositions n'étaient pas assez personnalisées », explique Albéric. « Nous répondions rapidement, mais pas toujours avec le niveau de pertinence que nous souhaitions. »
Le contenu existant était dispersé entre les différentes équipes, dans des fichiers Word individuels ou dans des bibliothèques personnelles, ce qui rendait difficile la mise en place d'une source unique de référence.
Choisir Cobl pour harmoniser les contenus et générer des propositions sur mesure
Un système de gestion de contenu centralisé permettant de générer des propositions cohérentes et de qualité professionnelle.
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« Nous avons tout de suite compris que nous pourrions créer des documents facilement », se souvient Albéric. « Et que le contenu de ces documents pourrait enfin être unique et maîtrisé. »
Albéric Mulliez
Directeur des solutions et des services
Une qualité améliorée, une meilleure réutilisation des connaissances et une adoption par toutes les équipes
5 à 10 jours par document
5 à 10 jours par document
5 à 10 jours par document
5 à 10 jours par document
Lors des premières discussions, ce qui a retenu l’attention de Free Pro, c’est la capacité de cobl à générer des documents structurés via une interface Web intuitive, puis à ouvrir la plateforme à l’ensemble de l’organisation. Plutôt que de partir de fichiers Word existants, Free Pro souhaitait un système permettant aux équipes de créer des documents à partir de contenus centralisés et validés, de s’assurer que chaque document reflète véritablement l’expertise de l’entreprise, de mettre fin à la duplication de documents obsolètes et de garantir la cohérence entre les différents services.
Après plusieurs mois d'utilisation, plusieurs équipes chez Free Pro, notamment celles chargées de la sécurité, de la RSE, de l'avant-vente et des affaires juridiques, ont déjà adopté les applications de cobl.
« L'intérêt est général au sein de l'entreprise », explique Albéric. « Cet outil répond aux besoins de nombreux services et postes. »
L'une des applications les plus utilisées aujourd'hui est leur application de questionnaire, à laquelle les équipes chargées de la RSE et de la sécurité ont recours chaque semaine.
Au-delà du gain de temps, c'est sur la gestion et la réutilisation des connaissances que l'impact est le plus important :
« Le véritable avantage, c’est qu’on ne perd rien », explique Albéric. « Si nous avons déjà réalisé un travail sur mesure de grande qualité, cela enrichit notre base de connaissances. Demain, nous pourrons le réutiliser, toujours après validation humaine. »
cobl aide Free Pro :
- réutiliser les analyses antérieures sans perdre le contrôle exercé par les experts
- centraliser les connaissances plutôt que de les laisser enfouies dans des dossiers ou entre les mains de certaines personnes
- garantir que les équipes aient accès à un contenu cohérent et validé
« Il est essentiel de maîtriser nos données », explique Albéric. « Tout ce qui est consigné alimente la base de connaissances, et les applications nous permettent de l'exploiter intelligemment. »
Étendre la collaboration entre les équipes
Free Pro souhaite désormais étendre l'utilisation de Cobl à de nouvelles équipes et à de nouveaux cas d'utilisation, en s'appuyant sur l'adoption déjà engagée par plusieurs groupes au sein de l'entreprise.
La prochaine étape de cette collaboration vise à structurer et à centraliser les connaissances afin que chaque service puisse gérer son propre contenu, tout en garantissant la cohérence et en permettant la réutilisation des travaux antérieurs.
En transformant l'expertise documentée en une base de connaissances partagée et facile à mettre à jour, Free Pro considère cobl comme un partenaire à long terme pour réformer la manière dont la documentation est produite, mise à jour et exploitée au sein de l'entreprise.
En un mot
« Grâce à cobl, notre expertise devient réutilisable, maîtrisée et ne se perd jamais, ce qui transforme en profondeur notre façon de produire et de gérer la documentation. » - Albéric Mulliez – Directeur des solutions et des services
Des tâches manuelles pénibles aux gains mesurables
Découvrez la différence avant et après la mise en place des agents IA de cobl.
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Votre prochaine proposition en 2 minutes chrono
cobl la rédige, la personnalise et la met en forme. Vous n'avez plus qu'à l'envoyer.
