Dropbox
Qu'est-ce que Dropbox ?
Dropbox est une plateforme de stockage dans le cloud et de synchronisation de fichiers. Les équipes l'utilisent pour stocker et partager des documents sur différents appareils et avec des collaborateurs externes. Dropbox Business offre en outre des dossiers d'équipe, des contrôles d'administration et un historique des versions.
Les agences, les cabinets de conseil et les sociétés de services professionnels adoptent souvent Dropbox comme solution standard, car leur travail avec les clients implique de nombreux fichiers qui sont fréquemment partagés en dehors de l'entreprise. Cela en fait de facto l'archive commerciale de référence, contenant toutes les propositions, tous les cahiers des charges et tous les livrables produits par l'entreprise. L'archive ne cesse de s'étoffer, et le problème de la recherche de documents s'aggrave en conséquence.
L'écart entre Dropbox et vos documents commerciaux
Toute nouvelle proposition commence par être une copie d'une ancienne proposition
Dupliquez, renommez, modifiez et reprenez toutes les erreurs présentes dans le document d'origine.
Les détails propres au client sont conservés lors de la copie
Le nom ou le périmètre du client précédent est repris dans le nouveau document.
Les dossiers d'équipe masquent les meilleurs travaux
Des documents pertinents restent dans le dossier d'une équipe et ne parviennent jamais aux personnes qui en ont besoin.
L'historique des versions ne permet pas la récupération
Le simple fait de savoir qu'un fichier a été modifié ne vous aide pas à trouver le bon fichier.
La prolifération des dossiers partagés
La collaboration externe génère des doublons difficiles à harmoniser par la suite.
Le montage reste manuel
Pour élaborer une réponse, il faut ouvrir plusieurs fichiers et assembler manuellement leur contenu.
Ce que Cobl fait avec le contenu de votre Dropbox
Documents archivés servant de source d'information
Cobl s'appuie sur les dossiers que vous connectez afin que vos travaux antérieurs nourrissent vos nouveaux brouillons.
Création plutôt que duplication
Les nouveaux documents sont créés en tenant compte du contexte approprié, plutôt que d'être modifiés à partir d'un ancien fichier.
Des éléments probants sont apparus au moment de l'ajustement
Les études de cas et les documents de référence figurent dans le document concerné.
Votre son actuel est préservé
Comme la source provient de vos travaux antérieurs, le résultat reflète le style de votre cabinet.
La structure de partage existante a été respectée
Cobl fonctionne dans le cadre des droits d'accès déjà attribués à vos dossiers.
Sortie prête à l'envoi
Exporter au format PDF, Word ou PowerPoint.
Foire aux questions
Cobl s'intègre-t-il à Dropbox ?
Oui. Cobl se connecte à Dropbox, ce qui permet d'utiliser les documents stockés comme sources de contenu pour les propositions et les réponses aux appels d'offres.
À quels contenus Dropbox Cobl a-t-il accès ?
Uniquement les dossiers que vous connectez. Cobl fonctionne dans le respect de vos autorisations de partage existantes.
Est-ce que cela fonctionne avec les dossiers d'équipe de Dropbox Business ?
Oui. Les dossiers d'équipe peuvent être associés en tant que sources de contenu.
Cobl peut-il utiliser nos réalisations passées pour nos clients ?
Oui. Les propositions et cahiers des charges antérieurs constituent généralement les documents de référence les plus utiles dont on dispose.
Faut-il d'abord réorganiser nos dossiers ?
Non. Cobl extrait les données de la structure dont vous disposez déjà.