Perspectives

Qu'est-ce qu'Outlook ?

Outlook est le client de messagerie et d'agenda de Microsoft, utilisé par la plupart des entreprises et des organismes du secteur public comme principal canal de communication professionnelle. Il regroupe la messagerie, l'agenda et les contacts au sein de Microsoft 365, aux côtés de Teams et de SharePoint.

Dans le cadre des ventes axées sur les appels d'offres, c'est dans Outlook que se déroule le processus officiel. C'est là que parviennent les appels d'offres. C'est là que s'échangent les questions de clarification et les réponses. C'est là que sont fixées les dates limites. L'ensemble du suivi de conformité d'une offre est conservé dans une boîte de réception, tandis que la réponse est rédigée ailleurs, sans qu'il soit possible d'y accéder.

L'écart entre Outlook et vos documents commerciaux

Les documents d'appel d'offres sont joints en pièces jointes

Le dossier des exigences arrive dans une boîte de réception et est diffusé par transfert.

Les réponses apportant des précisions sont dispersées dans différents fils de discussion

Les acheteurs demandent des précisions par e-mail et chacun d'entre eux modifie le contenu de la réponse.

Les échéances figurent dans le calendrier, pas dans le flux de travail

Les dates de soumission sont suivies indépendamment du travail de rédaction du document.

De nombreux acteurs, aucune vue d'ensemble

Les interlocuteurs chargés des achats, des questions techniques et des aspects juridiques apportent chacun leur part d'information.

Certains détails relatifs à la conformité sont négligés

Une exigence obligatoire mentionnée dans un échange d'e-mails n'apparaît pas dans le dossier de candidature.

Révision en fin de cycle

Les réponses sont modifiées car elles contredisent des éléments déjà confirmés par écrit.

Ce que Cobl fait avec vos fils de discussion Outlook

Le contexte des e-mails en tant que source d'information

Cobl lit les threads que vous connectez et s'en sert comme contexte pour la réponse.

Pièces jointes à l'appel d'offres lues en entrée

Le présent document s'appuie sur les cahiers des charges et les documents explicatifs envoyés par e-mail.

Précisions apportées dans la réponse

Les réponses fournies par l'acheteur au cours du processus déterminent le contenu de la proposition.

Plusieurs parties prenantes, un seul document

Les aspects liés aux achats, techniques et commerciaux peuvent tous contribuer à la même réponse.

Moins de révisions en fin de processus

Les documents reflètent ce qui a déjà été confirmé, ce qui réduit le nombre de retours.

Sortie native Microsoft

Exporter au format Word, PowerPoint ou PDF.

Foire aux questions

Cobl s'intègre-t-il à Outlook ?

Oui. Cobl se connecte à Outlook, ce qui permet d'utiliser les fils de discussion et les pièces jointes des e-mails comme contexte pour les propositions et les réponses aux appels d'offres.

À quelles données d'Outlook Cobl a-t-il accès ?

Seuls les fils de discussion que vous associez à une transaction sont pris en compte. Par défaut, Cobl ne lit pas l'intégralité de votre boîte de réception.

Cobl peut-il lire les dossiers d'appel d'offres envoyés par e-mail ?

Oui. Les dossiers de spécifications et les documents explicatifs joints en pièces jointes peuvent servir de documentation de référence.

Est-ce que cela facilite les appels d'offres du secteur public ?

Oui. Les procédures de passation de marchés se déroulent en grande partie par e-mail, ce qui fait de la boîte de réception le registre le plus complet de ce que doit contenir la réponse.

Est-ce que cela fonctionne avec les autres applications de Microsoft 365 ?

Oui. Le contexte d'Outlook s'associe au contenu de référence de SharePoint, aux transcriptions des réunions Teams et aux données relatives aux opportunités de Dynamics 365.