SharePoint
Qu'est-ce que SharePoint ?
SharePoint est la plateforme de gestion documentaire et d'intranet de Microsoft. Les entreprises l'utilisent pour stocker, gérer les versions et contrôler les documents, grâce à des structures d'autorisations, des workflows de validation et des politiques de conservation appliquées à l'échelle de l'organisation.
Pour toute entreprise qui répond à des appels d'offres officiels, SharePoint fait office d'archive. On y trouve toutes les propositions antérieures, les politiques de sécurité, les certifications et les réponses types approuvées. Le problème, c'est le volume. Les documents qui permettraient de répondre à l'appel d'offres de cette année existent bel et bien, mais les retrouver prend plus de temps que de les réécrire.
L'écart entre SharePoint et vos documents commerciaux
Les archives sont complètes mais inutilisables
Tout est stocké. Mais rien ne peut être récupéré assez rapidement pour respecter les délais imposés.
La confusion entre les versions comporte un risque réel
Il existe trois exemplaires d'une politique de sécurité. En envoyer le mauvais peut avoir des conséquences.
Le contenu validé est réécrit
Plutôt que de chercher la réponse qui a été supprimée, les gens en rédigent une nouvelle qui n'a pas encore été supprimée.
Les structures de dossiers reflètent l'informatique, et non les ventes
Le contenu est organisé à des fins de gouvernance, et non pour aider une personne chargée de monter un dossier d'appel d'offres dans l'urgence.
Le savoir institutionnel est enfermé dans de vieux dossiers
La meilleure réponse que votre entreprise ait jamais rédigée se trouve dans un appel d'offres de 2022 que personne n'ouvrira.
L'assemblage manuel n'est pas évolutif
Les appels d'offres volumineux nécessitent à chaque fois des dizaines de sources, qu'il faut rassembler manuellement.
Ce que Cobl fait avec votre bibliothèque SharePoint
Les propositions antérieures comme source d'information
Cobl s'appuie sur les documents que vous associez au programme, de sorte que les travaux antérieurs nourrissent les nouvelles réponses.
Un contenu validé reste validé
Les politiques et les réponses validées sont réutilisées au lieu d'être réécrites en arrière-plan.
La récupération plutôt que la recherche
Les contenus pertinents s'affichent lors de leur création plutôt que par le biais de la navigation dans les dossiers.
Conçu pour les interventions de sauvetage de longue durée
Les documents structurés comportant une forte proportion de contenu répétitif constituent le cas d'utilisation principal.
Les autorisations existantes sont respectées
Cobl s'intègre à la structure d'accès déjà mise en place par votre organisation.
Sortie native Microsoft
Exporter au format Word, PowerPoint ou PDF.
Foire aux questions
Cobl s'intègre-t-il à SharePoint ?
Oui. Cobl se connecte à SharePoint, ce qui permet d'utiliser les documents stockés comme sources de contenu pour les propositions et les réponses aux appels d'offres.
À quel contenu SharePoint Cobl a-t-il accès ?
Uniquement les sites et les bibliothèques auxquels vous vous connectez. Cobl s'intègre à votre structure d'autorisations existante.
Cobl peut-il utiliser nos réponses à des appels d'offres antérieurs ?
Oui. Les réponses précédentes constituent généralement la source la plus précieuse dont on dispose, et Cobl est conçu pour s'en inspirer.
Faut-il réorganiser notre SharePoint ?
Non. Cobl exploite la structure dont vous disposez déjà, sans nécessiter de migration.
Est-ce que cela fonctionne avec Teams et Dynamics ?
Oui. Le contenu SharePoint s'associe au contexte des réunions Teams et aux données relatives aux opportunités de Dynamics 365.