Automatisation des devis pour le SaaS : bonnes pratiques

La rédaction de propositions prend beaucoup de temps, mais on ne peut pas simplement supprimer le temps qu’on y consacre. Les propositions SaaS sont particulièrement complexes, car la tarification sur mesure, les détails techniques et même les travaux de développement promis nécessitent beaucoup de temps et d’efforts pour être mis au point.

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C'est pourquoi l'automatisation des offres est si essentielle dans le secteur du SaaS. Vos offres ne cessent de s'allonger et de se complexifier (surtout à mesure que votre entreprise se développe), mais vous avez besoin d'une personnalisation poussée et de détails techniques précis pour conclure une vente.

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Dans ce guide, vous découvrirez ce qu'est l'automatisation des propositions, en quoi elle est utile pour les vendeurs dans le secteur du SaaS et comment vous pouvez l'intégrer à votre processus.

Pourquoi les propositions SaaS sont différentes (et plus complexes)

Les propositions SaaS sont soumises à un ensemble de contraintes auxquelles les autres secteurs ne sont pas confrontés. Votre équipe sera confrontée à des défis particuliers que tout fondateur d'une entreprise SaaS connaît, sans pour autant en mesurer nécessairement l'impact sur le processus d'élaboration de la proposition.

Les défis spécifiques liés à la vente de logiciels en tant que service

La vente d'un produit SaaS comporte des défis de taille :

• Un plus grand nombre de parties prenantes : un produit SaaS doit être examiné par les responsables techniques, les représentants des utilisateurs finaux, les équipes financières chargées d'analyser les contrats, ainsi que les dirigeants qui ont besoin d'une analyse de rentabilité claire.
• Durée de vie : les produits SaaS sont constamment mis à jour, et le simple fait de suivre ces mises à jour peut compliquer considérablement le processus d'élaboration de vos propositions.
• Particularités : toutes les propositions doivent être adaptées au cas par cas, mais les propositions SaaS doivent notamment tenir compte de calculs de retour sur investissement spécifiques, qui peuvent varier d'un prospect à l'autre, ainsi que des questions de sécurité, des exigences d'intégration, etc.

Le problème de la complexité : fonctionnalités, niveaux, modules complémentaires

Les produits SaaS peuvent être techniques et complexes, et cela vaut tout particulièrement pour la tarification. Les niveaux de tarification peuvent couvrir un large éventail de fonctionnalités et d'options supplémentaires, et il faut trouver le juste équilibre entre une description précise de celles-ci et le risque de submerger un prospect. Les propositions nécessitent toujours un travail de personnalisation important, mais la tarification à elle seule peut rendre les propositions SaaS nettement plus chronophages.

Ce dont les entreprises SaaS ont besoin en matière d'automatisation des offres

Les logiciels de création de devis standard ne suffisent pas pour la vente de solutions SaaS. Voici ce qu'il faut rechercher.

Fonctionnalités essentielles pour la vente de solutions SaaS

Un logiciel d'automatisation des devis devrait offrir au minimum les fonctionnalités suivantes :

• Édition en langage naturel : vos commerciaux devraient pouvoir rédiger des propositions, apporter des modifications et peaufiner certaines sections comme s'ils s'adressaient à un collègue.
• Génération de contenu en fonction des rôles : la capacité à produire différentes propositions (ou différentes sections d'une même proposition) destinées à des parties prenantes occupant divers rôles.
• Gestion des versions : les produits SaaS font l'objet de mises à jour constantes, et votre logiciel d'automatisation des devis doit être capable de s'y adapter.
• Intégrations : l'intégration avec les plateformes appropriées évite aux commerciaux d'avoir à extraire manuellement le contenu.
• Téléchargement de fichiers : qu'il s'agisse de propositions existantes ou de documents provenant de prospects.
• Définition de l'identité de marque : tant pour votre entreprise que pour celle du prospect.
• Apprentissage automatique : un logiciel capable d'analyser le contenu des propositions commerciales, de mettre les commerciaux au défi et de poser les bonnes questions pour identifier les éléments manquants dans les propositions.
• Options d'exportation : permet d'exporter des propositions vers des formats de fichiers tels que des documents Word et des présentations PowerPoint.

Exigences en matière d'intégration (CRM, facturation, produit)

Lorsque vous évaluez des logiciels de gestion des appels d'offres, assurez-vous qu'ils prennent en charge les intégrations suivantes :

• CRM : Votre CRM est le cœur battant de vos équipes en contact avec la clientèle, et un logiciel de gestion des devis doit pouvoir extraire des données issues des conversations, des informations sur les entreprises, des profils de prospects, etc.
• Intégration de la facturation et des paiements : l'intégration à des applications telles que Stripe et Chargebee permet à vos devis de refléter la logique de facturation réelle, tout en facilitant les signatures électroniques et les paiements.
• Outils de gestion des contacts : que vous utilisiez Google Contacts ou une autre plateforme, vous devez pouvoir accéder facilement aux informations sur vos prospects.
• Base de connaissances : des outils tels que Notion et Confluence sont indispensables pour élaborer des propositions plus précises et personnalisées.
• Applications de chat : pour partager vos progrès, vos actualités et bien plus encore.

Meilleure pratique n° 1 : configuration dynamique des prix

Les propositions comportant des tableaux de tarifs ont 54 % plus de chances de déboucher sur une vente conclue, et la section consacrée aux tarifs est la deuxième section la plus consultée (en termes de temps passé à la lire) dans votre proposition. C'est là que vous consacrerez une grande partie de votre temps, et c'est là que vous tirerez le plus grand bénéfice de l'automatisation de vos propositions.

Automatisation de la présentation des tarifs à plusieurs niveaux

Le SaaS propose plusieurs niveaux tarifaires, soigneusement conçus pour optimiser le taux de conversion et l'ARPU (revenu moyen par utilisateur). Ces niveaux peuvent s'avérer complexes, avec de longues listes de fonctionnalités qui ne sont disponibles que dans certains d'entre eux. Ils ont également tendance à évoluer d'un trimestre à l'autre (voire plus rapidement). Un logiciel d'automatisation des devis peut vous faire gagner un temps considérable en vous évitant de rechercher les niveaux tarifaires pour chaque devis, car il mémorise vos tarifs et les met à jour automatiquement pour vous.

Gestion des extensions et des modules

Est-ce que chaque commercial de votre équipe dispose d'une liste des modules et options disponibles ? Doit-il passer au crible chaque conversation avec un prospect pour retrouver les options qui lui ont été promises ? Un logiciel de création automatisée de propositions s'intègre à votre infrastructure et mémorise les informations tarifaires des transactions précédentes. Il peut ainsi extraire automatiquement le contexte et les caractéristiques des produits à partir de ses données et les inclure dans vos propositions.

Remises sur volume et facturation annuelle ou mensuelle

Ces détails tarifaires peuvent souvent faire la différence entre remporter ou perdre des contrats importants, et le fait de devoir constamment demander l'accord d'un responsable commercial peut ralentir inutilement votre cycle de vente. Un logiciel de création d'offres basé sur l'IA peut être formé aux exigences et aux schémas propres à ces éléments tarifaires, tandis qu'un intervenant humain peut valider les offres si un élément est signalé comme problématique.

Meilleure pratique n° 2 : Parcours de proposition multipartite

Dans tous les secteurs, les propositions sont généralement examinées par plusieurs parties prenantes, mais le SaaS met en évidence une distinction particulièrement importante : les acheteurs techniques d'une part, et les utilisateurs finaux d'autre part.

Contenu technique vs contenu destiné aux utilisateurs finaux

Les parties prenantes techniques doivent examiner en détail les informations sur les produits avant de pouvoir prendre une décision. Elles peuvent avoir des préoccupations concernant les certifications de sécurité, l'infrastructure cloud ou les intégrations disponibles. Les parties prenantes représentant les utilisateurs finaux se soucient généralement davantage de la facilité d'utilisation, de la disponibilité des fonctionnalités et des tarifs. Un logiciel d'automatisation des propositions doit vous aider à répondre aux attentes de ces deux types de parties prenantes, que ce soit en créant des propositions distinctes ou en intégrant plusieurs points de vue dans une seule et même proposition.

Accompagnement des ambassadeurs : donner les moyens d'agir aux ambassadeurs internes

Les champions ont un rôle essentiel à jouer pour vous aider à conclure des contrats, en particulier dans le secteur du SaaS, où les clients peuvent tester votre produit avant de l'acheter. Les logiciels d'automatisation des propositions permettent de personnaliser les documents d'accompagnement commercial et les arguments de vente en s'appuyant sur les conversations passées, ainsi que sur les informations relatives au produit, votre feuille de route, et bien plus encore.

Automatisation de la synthèse exécutive pour les cadres supérieurs

Les dirigeants ont rarement le temps de lire les propositions dans leur intégralité, et les résumés leur permettent de se faire rapidement une idée de ce que vous proposez. Rédiger un résumé efficace d'une proposition demande du savoir-faire et du temps, et les logiciels d'automatisation des propositions peuvent simplifier ce processus sans pour autant sacrifier la précision ni la personnalisation.

Bonnes pratiques n° 3 : Automatisation de la sécurité et de la conformité

Les produits SaaS traitant des données à caractère personnel, les clients s'attendent à un certain niveau de sécurité des données, et différentes juridictions ont inscrit ces exigences dans la loi. Pour répondre aux questions relatives à la sécurité et à la conformité de votre produit dans une proposition, il ne suffit pas de se contenter d'inclure un lien vers votre page dédiée à la sécurité.

Intégration des certifications de conformité (par exemple, SOC 2, RGPD)

Même si votre équipe commerciale sait sans doute déjà comment mettre en avant les certifications et les labels de conformité obtenus par votre produit, elle ne dispose peut-être pas des connaissances nécessaires pour répondre aux questions spécifiques des intervenants techniques. L'automatisation des propositions permet de remplir automatiquement ces réponses, en indiquant même les points pour lesquels une documentation produit complémentaire pourrait être nécessaire.

Documentation relative à la confidentialité et à la protection des données

Transformer les informations relatives à la confidentialité et à la protection des données, ou les textes standard, en documents plus détaillés peut s'avérer une tâche fastidieuse qui s'ajoute à la rédaction d'une offre classique. Les assistants IA peuvent recouper les documents auxquels vous avez accès avec la législation, les documents de conformité et d'autres sources, automatisant ainsi la création de documents supplémentaires destinés à des prospects plus exigeants.

Bonnes pratiques n° 4 : Automatisation de la présentation des intégrations

Les prospects SaaS veulent savoir si les produits qu'ils achètent s'intègrent de manière native à leur ensemble d'outils existant. De plus, les responsables techniques ont besoin de savoir comment ces intégrations se déroulent, quelle technologie les sous-tend et quelles lacunes ils devront combler.

Affichage dynamique des intégrations pertinentes

Ajouter un lien vers votre page d'intégrations ne facilite pas la lecture, et identifier manuellement les intégrations dont vos prospects ont besoin pour les ajouter à votre proposition représente une charge administrative considérable. Un logiciel de création de propositions basé sur l'IA peut analyser les conversations passées, identifier les besoins en matière d'intégrations et mettre à jour automatiquement les propositions avec les informations pertinentes.

Documentation sur les fonctionnalités de l'API

Les API (interfaces de programmation d'applications) constituent le lien entre les applications SaaS, et l'API de votre produit peut faire la différence entre remporter ou perdre un contrat. Les commerciaux en première ligne ne connaissent pas forcément toutes les fonctionnalités de leur API, et la documentation relative à celle-ci peut s'avérer particulièrement dense. Un logiciel de création de propositions formé à partir de la documentation de votre API peut indiquer aux commerciaux ce qui est possible et ce qui ne l'est pas, et intégrer ces réponses dans les propositions.

Intégration des partenaires de l'écosystème

Si votre entreprise collabore avec des fournisseurs d'autres outils SaaS, mettre en avant ces intégrations peut avoir un impact significatif sur une affaire potentielle. Pour mettre en avant ces relations, il faut une connaissance approfondie de votre écosystème de partenaires, ce qui n'est pas toujours réaliste pour les commerciaux au sein d'entreprises qui évoluent rapidement et innovent sans cesse. Une solution d'automatisation des propositions dotée d'une couche d'IA permet de mettre ces informations à leur disposition en un clin d'œil.

Bonnes pratiques n° 5 : automatisation du calcul du retour sur investissement et de l'analyse de rentabilité

En démontrant le retour sur investissement dans vos propositions, vous permettez à vos prospects d'aller au-delà des simples tarifs et de voir, en chiffres concrets, les avantages qu'ils tireront de votre produit. Les statistiques issues de vos clients actuels constituent un bon point de départ, mais un logiciel d'automatisation des propositions peut vous aider à enrichir cette partie de vos documents.

Modèles de calculateurs de retour sur investissement spécifiques au SaaS

Pour calculer le retour sur investissement (ROI) de manière à ce qu'il ait un impact sur les prospects, il faut choisir des variables qui comptent pour eux et démontrer la valeur ajoutée. Dans le calculateur de ROI des propositions commerciales de cobl, par exemple, nous utilisons le temps consacré à la rédaction des propositions, le nombre de propositions envoyées par semaine, le nombre de commerciaux impliqués et d'autres indicateurs similaires pour démontrer le ROI. Un logiciel d'automatisation des propositions peut vous aider à identifier ces variables, à effectuer les calculs et à montrer aux prospects comment votre outil leur apporte de la valeur.

Modélisation du délai de rentabilisation

Certains prospects ont besoin d'être un peu plus convaincus. La modélisation du délai de rentabilisation permet de mettre en évidence les avantages dont bénéficiera un prospect après son premier achat, une fois son intégration terminée et après avoir étendu l'utilisation de votre produit à l'ensemble de ses processus opérationnels pertinents. Réaliser cette analyse sans logiciel de création de propositions basé sur l'IA impliquerait de faire appel à un analyste de données ou à un spécialiste du marketing de performance, ce qui ralentirait la préparation de vos propositions.

Comparaison du coût total de possession (TCO)

Le coût total de possession (TCO) englobe tous les éléments, depuis les frais d'abonnement initiaux jusqu'aux coûts de mise à niveau et de maintenance de l'infrastructure. Les logiciels d'automatisation des devis peuvent extraire ces informations à partir des contrats antérieurs, des études de cas et d'autres documents.

Bonnes pratiques n° 6 : Gestion des versions et mises à jour du produit

Les commerciaux comptent parmi vos meilleurs experts produits, mais même eux ne peuvent pas toujours suivre toutes les évolutions de vos produits. Étant donné que les propositions commerciales doivent refléter l'état actuel de vos produits (ainsi que leur évolution dans un avenir proche), il est essentiel de disposer d'informations à jour sur ces derniers.

Assurer la mise à jour des propositions en fonction des lancements de produits

Par définition, les modèles ne peuvent pas suivre le rythme des lancements de produits. Le temps que vous les mettiez à jour, vous pourriez vous retrouver face à un produit complètement différent. Les logiciels d'automatisation des devis peuvent récupérer automatiquement les mises à jour des produits au sein de votre entreprise et les comparer aux priorités des prospects, afin que les devis reflètent toujours leurs besoins (ainsi que le travail que vous avez accompli pour y répondre).

Modèles de propositions SaaS qui génèrent des ventes

Modèle de proposition commerciale

Ce sont les propositions commerciales destinées à de nouveaux clients qui représentent le plus grand défi. Elles doivent établir votre crédibilité, mettre en avant la valeur ajoutée et justifier le coût auprès d'un acheteur qui n'a aucune expérience directe de votre produit. Voici comment élaborer ces propositions :

1. Commencez par un résumé concis qui présente le problème du prospect dans ses propres termes. Inspirez-vous pour cela des notes de prise de contact enregistrées dans votre CRM.
2. Présentez ensuite une vue d'ensemble de la solution qui réponde à des problèmes concrets, plutôt qu'à des fonctionnalités génériques.
3. Présentez clairement les options tarifaires, en vous limitant à deux ou trois formules. Mettez-en une en avant comme étant celle que vous recommandez. Indiquez le nombre de licences, les cycles de facturation et les options supplémentaires sans submerger le lecteur.
4. Prévoir une section consacrée à la sécurité et à la conformité, qui mentionne les certifications et les mesures de sécurité.
5. Terminez par une estimation du retour sur investissement.

Modèle de conversion de la version d'essai à la version payante

Les prospects qui reçoivent ces propositions connaissent déjà votre produit ; il leur suffit de savoir qu'il vaut leur investissement.

1. Évitez les discours d'introduction et commencez par présenter leurs données d'utilisation. Pensez aux fonctionnalités adoptées, au temps passé sur la plateforme et aux résultats obtenus pendant leur période d'essai.
2. La section consacrée aux tarifs devrait constituer la suite logique, en présentant ce que comprenait la version d'essai et les formules tarifaires qui s'y rapprochent le plus.
3. Abordez la transition entre la période d'essai et l'abonnement payant, en précisant notamment ce qu'il advient de leurs données, de leurs configurations et de leurs flux de travail.
4. Si nécessaire, signalez l'utilisation inégale des fonctionnalités pendant la période d'essai, en présentant cela comme une occasion d'optimiser le retour sur investissement grâce à une formule payante.

Modèle de proposition de renouvellement

Les propositions de renouvellement sont rarement aussi détaillées que d'autres formulaires, mais elles doivent tout de même être plus qu'une simple facture standard comportant un champ de signature.

1. Commencez par un récapitulatif des avantages qui quantifie les gains réalisés par vos clients dans le cadre de votre contrat actuel.
2. Présentez clairement les conditions de renouvellement, en indiquant les changements par rapport aux contrats précédents.
3. Si vous modifiez les prix, justifiez cette modification par une augmentation de la valeur.
4. Prévoyez une section consacrée aux perspectives d'avenir de votre produit, par exemple les étapes clés de la feuille de route, les fonctionnalités à venir ou les intégrations prévues.

Modèle pour l'élargissement de la gamme et la vente incitative

Le client croit déjà en votre produit ; il vous suffit de lui montrer que l'extension est le meilleur moyen de répondre à l'évolution de ses besoins.

1. Commencez par présenter le forfait actuel du client et ses données d'utilisation, en mettant en avant les avantages qu'il a tirés de votre produit.
2. Présentez cette extension comme une évolution naturelle, dictée par l'évolution des besoins, plutôt que comme un achat supplémentaire.
3. Montrez-leur l'écart entre ce qu'ils utilisent déjà et ce qu'ils pourraient découvrir.
4. Ajoutez une section consacrée au retour sur investissement (ROI) qui quantifie la différence entre leur engagement actuel et les gains générés par les extensions et les ventes incitatives.

Pile technologique pour l'automatisation des propositions SaaS

Un logiciel d'automatisation des devis ne doit pas fonctionner en vase clos. En effet, il est le plus efficace lorsqu'il peut s'appuyer sur votre documentation existante, extraire des données de votre CRM, voire transférer les contrats signés vers votre système de facturation.

Intégrations essentielles : CRM, facturation, produits

L'intégration à votre CRM est le minimum requis pour tout logiciel d'automatisation des devis. Il s'agit de la base de données de référence de toute équipe en contact avec la clientèle pour les coordonnées, l'historique des échanges, les transactions et bien plus encore. Les intégrations de facturation relient la section « Tarification » de votre proposition à la logique réelle de facturation et de paiement, en la mettant automatiquement à jour à mesure que votre produit évolue. Enfin, l’intégration produit, bien que moins courante, peut s’avérer extrêmement précieuse. Les données d’utilisation du produit, les indicateurs d’adoption et les scores de santé des comptes peuvent être essentiels pour les propositions de conversion d’essai en abonnement payant et les propositions de renouvellement.

Architecture des flux de données

Les outils d'automatisation des devis doivent extraire les détails de la transaction de votre CRM, les tarifs de votre plateforme de facturation et les données d'utilisation de votre produit, sans aucune intervention manuelle. Lorsqu'un devis est signé, ces informations sont renvoyées afin que votre CRM soit mis à jour, qu'une facture soit générée et que l'équipe chargée de la réussite client lance les processus d'intégration.

Stratégie API pour l'automatisation des propositions

Si les intégrations intégrées peuvent répondre à la plupart des besoins de votre équipe, une API performante permet d'adapter les plateformes d'automatisation des devis à vos flux de travail spécifiques. Si vous disposez des ressources techniques nécessaires pour créer vos propres intégrations, examinez l'API d'une plateforme d'automatisation des devis afin de vérifier si elle prend en charge le développement personnalisé.

Étude de cas : Comment adista a automatisé son processus de soumission d'offres

En tant qu'opérateur de télécommunications alternatif et fournisseur de services cloud de premier plan, adista avait besoin d'une plateforme capable de l'aider à générer, mettre à jour et normaliser des centaines de documents techniques afin de faciliter son processus d'élaboration d'offres.

Le défi

L'équipe avant-vente d'adista traitait un flux constant d'appels d'offres et de documents techniques. Chaque proposition nécessitant un travail de personnalisation considérable, leur rédaction prenait des heures et des heures. Les exigences techniques étaient très pointues, ce qui nécessitait la contribution de plusieurs services afin de garantir la précision et la cohérence des informations.

La solution

Création d'offres sans code et fonctionnalités basées sur l'IA, le tout sur une seule et même plateforme : cobl. Grâce à cobl, l'équipe avant-vente d'adista a pu créer ses propres flux de travail automatisés pour répondre aux appels d'offres, rédiger des notes techniques, générer des présentations PowerPoint, et bien plus encore.

Les résultats

• Des documents de 150 à 200 pages générés en cinq minutes ou moins.
• 90 % du contenu est prêt à l'emploi dès le départ.
• 35 utilisateurs répartis dans quatre services.

Lisez l'article complet ici.

Des solutions sur mesure pour les équipes SaaS

Même si la vente de solutions SaaS est plus complexe, l'automatisation des devis peut vous faire gagner des heures de travail administratif et augmenter votre taux de réussite. L'essentiel est de trouver un logiciel capable d'apprendre à partir des devis existants, qui permette aux commerciaux de créer et de modifier des devis en utilisant un langage naturel, et qui soit capable d'analyser des documents volumineux et des grilles tarifaires.

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