Qu'est-ce qu'un appel d'offres ? Guide sur les appels d'offres, du point de vue des deux parties

Une demande de devis (RFQ) est un document d'appel d'offres qu'un acheteur envoie à des fournisseurs sélectionnés pour leur demander un prix concernant un produit dont il a déjà défini les spécifications dans les moindres détails. Aucune créativité n'est requise. Aucune solution à inventer. Juste un montant, un délai de livraison et des conditions.

Presque tous les guides consacrés aux appels d'offres s'adressent à la personne qui les lance. C'est logique : ce sont les équipes d'achats qui les émettent, et ce sont donc les éditeurs spécialisés dans les achats qui les expliquent. Mais pour chaque acheteur qui rédige un appel d'offres, il y a cinq ou six fournisseurs qui le lisent, décident de répondre ou non et établissent leur devis avant la date limite. Cette autre facette du processus n'est pratiquement jamais abordée nulle part.

Ce guide traite des deux aspects. Il s'agit du même document, à lire deux fois : ce que l'acheteur doit y inscrire et ce que le vendeur doit y lire à haute voix.

Qu'est-ce qu'une demande de devis ?

Une demande de devis (RFQ) est un document officiel par lequel un acheteur demande à un ou plusieurs fournisseurs de lui proposer un prix pour des biens ou des services dont les spécifications, les quantités et les conditions de livraison sont déjà fixées. L'acheteur ne cherche pas à savoir comment résoudre un problème ; il souhaite simplement connaître le coût d'une solution déjà connue.

L'Administration des services généraux des États-Unis (GSA) adopte la même approche en matière de marchés publics fédéraux : une demande de devis (RFQ) est utilisée lorsque l'agence sait déjà ce dont elle a besoin et cherche à obtenir des informations sur les prix. C'est précisément cette distinction, à savoir « nous savons ce que nous voulons », qui différencie une RFQ de tous les autres documents de la famille RFx.

Comme le cahier des charges est fixe, les devis sont présentés dans un format comparable. C'est justement cette comparabilité qui fait toute la différence. Un acheteur qui reçoit huit devis correspondant au même cahier des charges peut les aligner dans un tableur et prendre sa décision. Ce n'est pas le cas d'un acheteur qui reçoit huit offres.

Que signifie « RFQ » ? Et cette deuxième acception qui prête souvent à confusion

L'acronyme « RFQ » désigne généralement une « demande de devis » (ou « request for quote », qui signifie la même chose). Cependant, dans le secteur de la construction et des marchés publics, ces trois mêmes lettres désignent souvent une « demande de qualifications », ce qui est tout à fait différent : il s'agit d'une étape de préqualification au cours de laquelle un maître d'ouvrage évalue les entrepreneurs sur la base de leur expérience, de leurs capacités, de leurs agréments et de leur bilan en matière de sécurité avant même de les autoriser à soumissionner.

Ces deux notions ne sont pas interchangeables :

• Demande de devis : vous avez déjà été présélectionné. Donnez-moi maintenant votre prix.
• Appel à candidatures : veuillez prouver que vous êtes habilité à me communiquer un devis.

Si vous travaillez dans le secteur du bâtiment, de l'ingénierie ou des marchés publics et que quelqu'un vous transmet « la RFQ », vérifiez de quel sens il s'agit avant de commencer à établir vos tarifs. Répondre à une demande de qualification en joignant une grille tarifaire est le moyen le plus sûr de se faire disqualifier. Cette ambiguïté est suffisamment courante pour qu'elle apparaisse directement dans le résumé du terme généré par l'IA de Google.

Lorsque les acheteurs lancent un appel d'offres au lieu de simplement demander un prix

Les acheteurs formalisent une demande de devis lorsque les discussions informelles sur les prix ne suffisent plus. Quatre facteurs déclencheurs reviennent régulièrement :

• Achats récurrents ou en grande quantité. Les consommables, les composants et les services standard achetés de manière cyclique justifient la mise en place d'un processus structuré.
• Exigences internes en matière d'approbation. Les politiques financières ou d'audit imposent souvent de disposer d'un nombre défini de devis concurrents à partir d'un certain seuil de dépenses.
• Comparabilité. Il est impossible de comparer trois fournisseurs qui envoient par e-mail trois listes de prix structurées différemment. Une demande de devis structurée impose un format unique.
• Dépenses réglementées ou publiques. Les entités publiques doivent généralement démontrer qu'elles ont suivi un processus d'approvisionnement équitable et documenté.

RFQ, RFP, RFI ou IFB : quel document choisir et dans quel cas ?

Les quatre types de documents d'appel d'offres se distinguent par un seul critère : le niveau d'information dont dispose déjà l'acheteur. Une demande d'informations (RFI) est lancée lorsque l'acheteur en est encore à la phase d'étude du marché. Une demande de devis (RFQ) est lancée lorsque l'acheteur connaît la solution et a besoin d'un prix. Un appel à propositions (RFP) est lancé lorsque l'acheteur connaît le problème, mais pas la solution. Un appel d'offres ouvert (IFB) est un appel d'offres formel, généralement sous pli fermé, portant sur un cahier des charges entièrement défini.

La question décisive

Avant de choisir un document, l'acheteur n'a qu'à se poser la question suivante : est-ce que je sais ce que je veux, ou est-ce que je sais seulement ce qui ne va pas ?

Si vous êtes capable de rédiger un cahier des charges, vous devez lancer un appel d'offres (RFQ). Si vous ne pouvez rédiger qu'un énoncé du problème, vous devez lancer un appel à propositions (RFP). Tout le reste découle de là. Les acheteurs qui se trompent sur ce point sont à l'origine du mode d'échec le plus coûteux dans le domaine de l'approvisionnement : un appel à propositions (RFP) qui reçoit huit réponses stratégiquement différentes à un problème qui, en réalité, n'avait qu'une seule solution standard évidente, et quelqu'un doit désormais évaluer ces huit réponses.

Qu'est-ce qui vient en premier : la demande d'informations (RFI), la demande de devis (RFQ) ou l'appel d'offres (RFP) ?

Il n'y a pas d'ordre établi, mais la procédure habituelle consiste à lancer une demande d'informations (RFI), suivie soit d'un appel d'offres (RFQ), soit d'un appel à propositions (RFP), en fonction des résultats de la RFI. La RFI permet de restreindre le champ des fournisseurs potentiels et de clarifier ce que le marché est réellement en mesure d'offrir. L'acheteur choisit ensuite le document de suivi approprié. De nombreux cycles d'approvisionnement font l'impasse sur la RFI lorsque l'acheteur connaît déjà le paysage des fournisseurs.

Lorsqu'une demande de devis (RFQ) se transforme en appel d'offres (RFP) en cours de processus

Cela arrive plus souvent que ne le reconnaît la littérature spécialisée en achats, et cela revêt une importance capitale si vous êtes le fournisseur. Un acheteur lance un appel d’offres en pensant que le cahier des charges est standard. Les offres reçues comportent des hypothèses, des exclusions et des réserves de mise en œuvre très divergentes. L’acheteur se rend alors compte que le cahier des charges n’était finalement pas standard et relance la procédure d’appel d’offres sous la forme d’un appel à propositions.

Pour un fournisseur, il s'agit d'un signal, et non d'un hasard. Des écarts importants entre les devis pour un cahier des charges censé être fixe indiquent que ce dernier était incomplet. Si vous avez repéré cette ambiguïté lors de l'établissement de votre devis et que vous l'avez signalée par écrit, vous êtes désormais le fournisseur qui a été le premier à comprendre l'exigence. Il s'agit là d'un véritable avantage concurrentiel, réservé aux fournisseurs qui lisent attentivement l'appel d'offres au lieu de se contenter de remplir la colonne « prix ».

L'anatomie d'un appel d'offres, vue des deux côtés

Chaque appel d'offres comporte à peu près les mêmes huit sections. Ce qui change, c'est le point de vue de celui qui le lit. L'acheteur y voit huit éléments à préciser. Le fournisseur y voit huit sources de risque, de marge et d'informations permettant d'évaluer la transaction.

Le schéma est toujours le même : tout ce que l'acheteur écrit pour uniformiser la comparaison fournit simultanément au fournisseur des indications sur la manière dont la décision sera réellement prise, sur l'intensité de la concurrence et sur la marge de manœuvre en matière de prix. Les fournisseurs qui se contentent de lire le cahier des charges et la date limite négligent le reste du document.

Comment rédiger un appel d'offres (du point de vue de l'acheteur)

La rédaction d'un appel d'offres est un processus en cinq étapes qui commence bien avant la rédaction du document et se termine après l'attribution du marché. C'est principalement lors de la première étape que se joue la qualité de l'appel d'offres.

1. Définissez le cahier des charges de manière exhaustive : caractéristiques techniques, quantités, tolérances, normes, lieux de livraison et dates. Si vous ne pouvez pas le décrire avec précision, vous n'êtes pas prêt à lancer un appel d'offres.
2. Établissez une liste restreinte de fournisseurs. Invitez uniquement les fournisseurs avec lesquels vous seriez réellement disposé à conclure un contrat. Une demande de devis n’est pas une annonce publique, et inviter quinze fournisseurs à se faire concurrence sur les prix ne fait généralement qu’alourdir la charge de travail de tout le monde et susciter le ressentiment de ceux qui ne sont pas retenus.
3. Émettez le document en précisant un format fixe et une date limite. Joignez un tableau de tarification que les fournisseurs devront remplir. Les tarifs présentés en format libre nuisent à la comparabilité.
4. Évaluez les offres en fonction des critères que vous avez définis. Si vous avez publié des critères d'évaluation, utilisez-les. Les fournisseurs adaptent l'ensemble de leur proposition en fonction des éléments que vous avez indiqué vouloir évaluer.
5. Attribuer le marché et en informer les parties concernées. Émettre un bon de commande à l'attention du soumissionnaire retenu, ce qui constitue de fait la conclusion du contrat, et en informer les autres soumissionnaires. Informer les fournisseurs non retenus ne coûte rien et permet de s'assurer qu'ils seront disposés à présenter une offre la prochaine fois.

Erreurs courantes dans les appels d'offres qui aboutissent à des devis inutiles

• Des cahiers des charges imprécis. L'ambiguïté oblige les fournisseurs à faire des suppositions, ce qui se traduit par des devis non comparables reposant sur des hypothèses sous-jacentes différentes.
• Il n'y a pas de structure tarifaire. Le prix unitaire, les frais d'installation, les frais de transport et les taxes doivent faire l'objet de lignes distinctes, sinon chaque devis se présente sous une forme différente.
• Des délais irréalistes. Un délai de 48 heures pour établir un devis complexe favorise les fournisseurs qui ne sont pas débordés, et non ceux qui sont compétents.
• Ne pas cacher les critères d'évaluation. Si le prix représente 100 % de la décision, dites-le clairement. Si le délai de livraison a un poids réel, précisez-le également.
• Négliger les exigences de conformité. Les certifications, assurances et normes découvertes après l'attribution du marché entraînent des travaux supplémentaires ou l'annulation du contrat.

Les quatre types d'appels d'offres et ce que chacun d'entre eux révèle sur vos chances

Les quatre formats standard d'appel d'offres diffèrent quant au degré de visibilité dont disposent les fournisseurs sur les offres concurrentes. Ce niveau de visibilité est le meilleur indicateur permettant de déterminer l'effort qu'un fournisseur doit consacrer à sa réponse.

Du point de vue d'un fournisseur, cette approche change la donne. Un appel d'offres sur mesure auquel vous répondez parfaitement mérite que vous y consacriez un réel effort. Une enchère inversée portant sur un produit de base, face à des concurrents inconnus, mérite quant à elle une décision rapide concernant votre prix de seuil, et bien peu d'autre chose. Passer trois jours à peaufiner une réponse à une enchère inversée revient à prendre une décision liée à la marge, déguisée en décision de diligence.

Comment répondre à un appel d'offres (du point de vue du fournisseur)

Répondre à un appel d'offres consiste à décider s'il convient de soumissionner, à établir un devis précis et à renvoyer une offre conforme avant la date limite. Cela peut sembler mécanique. C'est pourtant rarement le cas, car le travail consistant à rassembler les cahiers des charges, les tarifs antérieurs, les certifications et les validations internes est réparti entre des personnes et des systèmes qui n'ont jamais été conçus pour produire des documents de manière coordonnée.

La décision « appel d'offres / pas d'appel d'offres » : quatre éléments à vérifier avant de soumettre une offre

Les équipes d'appel d'offres professionnelles procèdent à une analyse formelle « go/no-go » avant d'engager des ressources. L'Association of Proposal Management Professionals (APMP) a articulé une grande partie de ses pratiques autour de cette discipline précisément. Quatre indicateurs jouent un rôle prépondérant dans ce processus :

• Fournisseur actuel. Y a-t-il un fournisseur en place? Si le document semble avoir été rédigé à partir de la fiche technique d'un fournisseur existant, vous risquez de fournir un prix de référence plutôt que de vous positionner en concurrence.
• Conformité aux spécifications. Pouvez-vous respecter les spécifications sans aucune exception ? Chaque exception que vous devez signaler réduit votre comparabilité, qui est précisément ce que l'acheteur cherche à optimiser.
• La solidité de la relation. Avez-vous déjà échangé avec quelqu'un de cette entreprise avant de lui adresser votre demande ? Les demandes « à froid », émanant d'organisations avec lesquelles vous n'avez aucun lien, affichent des taux de réussite nettement inférieurs.
• Seuil de marge. Quel est le prix en dessous duquel vous préféreriez ne pas remporter le marché ? Déterminez-le avant d'établir votre devis, et non pendant la négociation.

Un « non » clair est un bon résultat. Cela vous permet de gagner des heures dans votre pipeline.

Ce que cela vous coûte réellement de répondre

Le coût caché de la réponse à un appel d'offres ne réside pas dans la tarification, mais dans la préparation du dossier. Selon le rapport « State of Sales » de Salesforce, les commerciaux consacrent moins d'un tiers de leur temps à la vente proprement dite, le reste étant absorbé par des tâches administratives et documentaires. Un devis « simple » nécessite souvent de récupérer les spécifications techniques auprès du service d'ingénierie, les délais de livraison auprès du service des opérations, un certificat de conformité auprès du service juridique, ainsi que les tarifs de l'année dernière, rangés dans un dossier que personne ne parvient à retrouver.

Faites le calcul pour votre propre équipe. Si quatre personnes consacrent chacune deux heures à établir un devis, et que vous répondez à quinze appels d’offres par trimestre, cela représente 120 heures par an consacrées à la préparation de documents pour un seul canal d’approvisionnement. Avec un taux de réussite de 20 %, la plupart de ces heures n’ont abouti à aucun résultat.

Pourquoi un appel d'offres arrive rarement seul

Voici ce que les guides d'approvisionnement omettent de mentionner. Un appel à devis (RFQ) ne se présente presque jamais sous la forme d'un document unique. Il s'accompagne d'une annexe contenant le cahier des charges, d'un questionnaire de conformité, parfois d'un formulaire d'informations sur le fournisseur, occasionnellement d'une série de clarifications techniques, et se transforme souvent en un appel d'offres complet (RFP) si le besoin s'avère plus complexe que ne l'avait prévu l'acheteur.

Cela signifie que la véritable unité de travail n’est pas « le devis », mais bien la transaction, ainsi que l’ensemble des documents dont celle-ci aura besoin avant sa conclusion. Les équipes qui traitent chaque document comme une tâche isolée reconstruisent à chaque fois le même savoir de l’entreprise. Les équipes qui considèrent la transaction comme une unité globale la réutilisent. C'est la logique qui sous-tend Cobl, qui se connecte au CRM, aux fichiers et aux e-mails où se trouve déjà le contexte de la transaction, et génère à partir de là l'ensemble complet des documents de réponse plutôt que de produire un document à la fois. La même approche s'applique plus en amont du cycle de la transaction, ce qui explique pourquoi l'automatisation des propositions et la réponse aux appels d'offres constituent souvent le même problème sous des appellations différentes.

C'est précisément avec les documents structurés et régis par des règles que cette solution prend tout son sens. Daoud Chami, responsable Data Science et IA chez CBTW, l'explique ainsi : « Cobl s'est démarqué car il est conçu pour les documents qui suivent une grammaire interne : appels d'offres, notes techniques, modèles RH, rapports. Il permet de générer du contenu complexe tout en gardant un contrôle total à chaque étape. »

Dans quels cas l'IA apporte son aide, et dans quels cas un humain doit donner son accord

L'IA excelle véritablement au niveau de la mise en forme : extraire les spécifications pertinentes d'une réponse antérieure, rédiger le texte de conformité, mettre en page le tableau des tarifs, vérifier que chaque question du questionnaire a bien reçu une réponse. En revanche, elle n'est pas capable de déterminer quel chiffre doit figurer dans la colonne « Prix ».

Les tarifs, les engagements contractuels, les garanties de livraison et toute déclaration relative à la capacité sont des décisions humaines ayant une valeur juridique. Tout processus de réponse sérieux implique la participation d'un être humain sur ces points, et tout outil qui suggère le contraire vous expose à un risque. Si le traitement des données revêt une importance particulière dans votre secteur, cela mérite également d'être vérifié avant de faire passer les spécifications de vos clients par un système d'IA quelconque ; c'est pourquoi Cobl documente en détail sa politique de sécurité.

Transformez chaque appel d'offres en une opportunité commerciale que vous pouvez concrétiser

Une demande de devis est un court document qui accompagne une véritable transaction. Les acheteurs qui la rédigent avec précision obtiennent des devis comparables et peuvent prendre une décision justifiable. Les fournisseurs qui la lisent dans son intégralité, au lieu de passer directement à la colonne des prix, comprennent comment la décision sera prise et déterminent si cette transaction vaut la peine d'être remportée.

Les équipes qui maîtrisent cette approche ont cessé de considérer chaque demande comme un document isolé pour commencer à la voir comme une étape d'un processus qui en comptera plusieurs autres. Prêt à essayer ? Vous pouvez tester Cobl gratuitement, avec environ 5 documents générés par mois.